Per i sistemi di geolocalizzazione rimane necessario l’accordo sindacale – come previsto dallo Statuto dei lavoratori – e va garantita la riservatezza dei dipendenti.

Questa la decisione del Garante della privacy [doc. web n. 6275314] in merito alla richiesta di verifica preliminare presentata da una compagnia che offre servizi idrici e assistenza in caso di problemi alla rete. In base alla documentazione presentata, la localizzazione geografica dei veicoli utilizzati per gli interventi sarà attivata per molteplici scopi come l’ottimizzazione delle richieste di intervento o delle emergenze, l’innalzamento delle condizioni di sicurezza sul lavoro dei dipendenti, la corretta manutenzione dei veicoli, la tutela del patrimonio aziendale, il calcolo del tempo di lavoro effettivo oppure la gestione di eventuali incidenti stradali o di sanzioni subite per violazioni del codice della strada.

Nel corso dell’istruttoria l’Autorità ha riconosciuto il legittimo interesse della società a rilevare la posizione dei propri mezzi per le molteplici finalità indicate, ma solo nel pieno rispetto della privacy dai lavoratori. Visto che tale sistema potrebbe consentire il controllo a distanza dei lavoratori, anche dopo le modifiche introdotte dal cosiddetto Jobs Act, per poterlo attivare dovrà prima essere raggiunto un apposito accordo con le rappresentanze sindacali o, in sua assenza, si dovrà richiedere l’autorizzazione all’Ispettorato nazionale del lavoro.

Dovranno inoltre essere attentamente definite le modalità di raccolta, di elaborazione e di conservazione dei dati di geolocalizzazione e degli altri dati personali, differenziando le tutele in base alla singola finalità perseguita. Ad esempio, se la società intende avvalersi del sistema di localizzazione per la regolare tenuta del libro unico del lavoro, potrà conservare i dati necessari per cinque anni. I dati da utilizzare in caso di contestazione di violazione amministrativa con modalità non immediata, invece, potranno essere conservati al massimo per 90 giorni, ovvero il tempo previsto dalla normativa per notificare un eventuale verbale di contestazione. Al termine del periodo individuato, i dati personali raccolti dovranno essere automaticamente cancellati o anonimizzati. Deve essere inoltre escluso il monitoraggio dei tracciati percorsi, salvo il possibile trattamento dei relativi dati in forma aggregata o anonima per finalità statistiche e di programmazione del lavoro.

Dovranno essere adottate anche precise misure di sicurezza e l’accesso ai dati trattati dovrà essere consentito al solo personale incaricato, definendo per i dati di geolocalizzazione appositi profili autorizzativi individuali per ogni singolo utente.

La società potrà comunque avviare il trattamento delle informazioni sulla posizione geografica dei veicoli di lavoro solo dopo aver effettuato la notificazione al Garante e aver fornito un’informativa completa ai dipendenti.